22 outils d’organisation pour être productif et gérer ses projets

Avec la montée du travail en remote et des entrepreneurs qui lancent des business en ligne, on trouve aujourd’hui un grand nombre d’outils d’organisation digitaux pour nous assister dans nos tâches quotidiennes.
To-do-list, agenda, mind mapping, prise de notes, stockage d’information, planification de réunions… Grâce à ces applications, gérer un projet n’a jamais été aussi facile.

Découvre ici les 22 meilleurs outils du moment pour organiser son travail et améliorer sa productivité !

Tu peux aussi accéder à 1 heure de formation gratuite pour apprendre comment créer un système d’organisation qui te ressemble afin de gérer ton travail efficacement dans le but d’atteindre tes objectifs rapidement en cliquant sur ce lien >>

Organiser son travail

Notion 

Notion est une plateforme tout-en-un regroupant de nombreuses fonctionnalités : prise de notes, gestion de projets, gestionnaire de tâches, base de données, etc.

Ces dernières années, Notion a totalement explosé et beaucoup le considère comme l’un des meilleurs outils d’organisation personnelle et professionnelle.

Son objectif : servir de second cerveau à ses utilisateurs !

Tu peux bénéficier d’un essai gratuit et d’un démonstration de Notion en passant par ce lien.

Si tu connais déjà Notion et que tu veux mieux le prendre en main lis mon article sur comment utiliser Notion facilement ou encore celui qui répertorie les 20 meilleurs template Notion gratuits.

Alternative : Asana

Dans le même genre mais moins complet, tu as aussi Asana. Cet outil de gestion de projet collaborative permet de mieux répartir ses tâches au sein de son équipe.

Tu pourras ainsi créer des espaces de travail et avoir une vision claire des projets en cours. Sa facilité de prise en main et son tableau de bord clair en font un excellent outil pour simplifier l’organisation du travail. 

Personnellement j’utilise Asana au quotidien avec la team Vizeo. Notamment pour ma création de contenu et la gestion de mon calendrier éditorial réseaux sociaux.

Tu peux bénéficier d’un essai de 30 jours gratuit à Asana en passant par cette page.

Les outils d’organisation pour tenir un agenda

Google Agenda 

L’un des meilleurs outils d’organisation pour planifier des rendez vous, des réunions de travail et des événements ? Google Agenda ! Comme tous les services Google, son plus gros atout est d’être 100% gratuit et accessible en ligne.

Cette solution collaborative permet de partager son planning et de programmer des rappels. 

Alternative : any.do

Si tu cherches une alternative à Google Agenda, il y a Any.do, un calendrier intelligent. Intuitive et moderne, cet outil se synchronise à n’importe quel appareil, même les montres connectées !

On y trouve tout ce qu’il faut pour gérer à la fois sa vie quotidienne et son activité professionnelle : listes de tâches, rappels, organisation des courses, etc.

Prendre des notes

Notebook – Zoho 

Notebook est une application mobile et web de la suite logicielle Zoho, proposant de nombreux outils de gestion de projet en ligne. Entièrement gratuit, Notebook fonctionne avec un système de “carte” selon le type de notes à prendre.

Texte, audio, checklists, photos, documents PDF ou Word… tu peux même écrire à main levée et réaliser des croquis ! 

Outils d’organisation Alternatif : Evernote

Bien plus qu’une simple application de prise de notes, Evernote est l’un des meilleurs outils d’organisation du travail pour gérer sa vie professionnelle au quotidien.

Très puissant, il regroupe un grand nombre de fonctions, qui vont de la gestion des tâches et de l’agenda à la numérisation et au stockage de documents.

Si tu souhaites mettre en place un système robuste avec Evernote afin de ne plus jamais perdre une seule idée ? Alors je te recommande de regarder du côté de la formation « Crée ton 2e cerveau numérique avec Evernote » de Matthieu Desroches qui est un expert en système d’organisation. Clique sur ce lien pour en savoir plus >>

Structurer ses idées

MindMeister

Tu fais partie de ces personnes qui ont 1000 idées à la minute ? Pour t’aider à les structurer, voici MindMeister, un outil collaboratif de mind mapping, ou cartographie mentale.

Qu’il s’agisse de planifier un projet, explorer une idée ou faire une session de brainstorming avec son équipe, MindMeister permet de créer des cartes mentales ludiques et colorées.

Outils d’organisation Alternatif : Coggle

Dans un autre style, tu as aussi Coggle. Avec cet outil de carte mentale, tu pourras réaliser toutes sortes de graphiques et de diagrammes afin de visualiser plus facilement tes projets.

Comme MindMeister, Goggle place la communication au centre du processus créatif.

Les outils d’organisation pour sauvegarder des liens

Pocket

L’objectif de Pocket : sauvegarder du contenu dans un espace afin d’y accéder plus tard. Imaginons que tu sois en train de scroller les réseaux et que tu tombes sur un article intéressant, mais que tu n’as pas le temps de le lire tout de suite.

Avec Pocket, tu enregistres le lien en un clic et tu le retrouves quand tu veux dans l’appli. 

Alternative : Diigo

Besoin d’un système avec plus de fonctionnalités ? Tu préféreras peut-être l’application Diigo.

En plus de sauvegarder des liens, celle-ci permet de les partager avec son entourage, de les classer par tags, d’annoter des documents et des pages web et de surligner des passages. Super pratique ! 

Stocker et partager des docs

Google Drive 

Encore un outil Google bien pensé ! Avec Google Drive, tu peux stocker des documents en ligne gratuitement jusqu’à 15 Go. Il est très facile à utiliser : il te suffit de créer un dossier et de télécharger des fichiers dedans. En plus, tu as la possibilité de partager tes dossiers avec autant de personnes que tu le souhaites.    

Alternative : Dropbox

Pour un usage professionnel, on recommande plutôt DropBox. Contrairement à Google Drive, Dropbox est payant et commence à 10€/mois pour 2GO de stockage sécurisé.

Selon le plan souscrit, la plateforme donne cependant accès à beaucoup plus de fonctionnalités, comme l’ajout de filigrane, la signature électronique ou l’authentification unique SSO.

Les outils d’organisation pour gérer des réunions

Doodle

Doodle fait partie des outils d’organisation les plus populaires pour planifier des réunions en ligne ou en face-à-face. Il offre de nombreuses fonctions visant à simplifier la prise de rendez-vous.

Par exemple, le partage d’une page de réservation pour booker un créneau ou la synchronisation avec d’autres calendriers pour éviter les doublons. 

Alternative : Calendly

Avec son UX moderne, Calendly est une alternative populaire à Doodle. Sa fonction principale est de gérer de A à Z l’organisation des réunions de travail. Il te suffit de communiquer tes disponibilités à l’outil et celui-ci s’occupe de contacter tes invités et de planifier le RDV.

À noter qu’au-delà de la version gratuite, les forfaits de Calendly vont de 8 à 16$ pour une équipe. 

Tu peux tester gratuitement Calendly pendant 14 jours en passant par cette page.

Faire sa to do list

TickTick

To do list, saisie vocale, conversion d’emails en tâches, rappels et alertes, création de dossiers, calendrier, minuterie… TickTick est un outil tout-en-un pour organiser son travail, gérer des projets au quotidien et booster sa productivité.

Les + : son côté collaboratif et la synchronisation sur 10 différentes plateformes. 

Outils d’organisation Alternatif : Do It Tomorrow

Super ludique, Do it tomorrow se présente comme un véritable carnet de notes digital. Ne t’attends pas ici à des fonctionnalités très avancées ; par contre, si tes objectifs sont juste de prendre des notes et d’écrire une todo list, alors il sera parfait !

À savoir qu’il est gratuit sur Iphone et Android, mais coûte 4.99$ pour une utilisation sur Ipad. 

Organiser sa boite email

Boomerang

Boomerang est une extension Gmail qui agit comme un petit assistant pour gérer ses emails. Il permet en autres de planifier l’envoi de mails à des dates ultérieures, de suivre les échanges de courrier importants et d’envoyer des rappels en cas de non retour.

À tester si tu te sens souvent débordé par ta boîte mail !

Alternative : Sanebox

Parmi les autres outils d’organisation d’emails, il y a SaneBox. Le concept de SaneBox est d’ajouter des dossiers dans ta messagerie, où se dirigent automatiquement tous les mails entrants. Des messages importants aux indésirables, chaque type de mail à son fichier spécifique pour un meilleur contrôle sur ta boîte de réception.

Les outils d’organisation pour avoir un bureau virtuel

Shift

À la recherche d’un bureau virtuel ? Voici Shift ! L’idée derrière cet outil d’organisation personnelle et professionnelle est de rassembler toutes tes applications, comptes et pages web sur une même interface.

Ce qui est top, c’est qu’on peut alterner entre ses différents espaces via le menu, sans avoir besoin de se connecter et se déconnecter sans cesse. 

Outils d’organisation Alternatif : Station

Alternativement, tu as Station, un navigateur intelligent qui permet de centraliser ses outils de travail. Cet outil prévoit plusieurs autres fonctions sympas, comme le groupement des onglets ou la désactivation des notifications pour gagner en concentration.

Le bonus, c’est que Station est accessible en open source, c’est-à-dire gratuitement ! 

Sécuriser ses mots de passe

LastPass 

L’un des derniers outils d’organisation du travail de ce top est LastPass, est une solution de gestion de mots de passe. En effet, LastPass centralise tous tes mots de passe et les sécurise grâce à un système d’authentification simple et rapide.

Selon tes besoins, il propose différentes fonctionnalités destinées aux particuliers et aux professionnels.  

Outils d’organisation Alternatif : 1password

Et enfin, on termine avec 1password, qui se présente comme une bonne alternative à LastPass.

Lui aussi permet de gérer et stocker tous ses mots de passe pour se connecter en toute sécurité à n’importe quel site web.

C’est l’un des meilleurs moyens de protéger tes données personnelles à petit prix (7.99$/mois pour une entreprise) !

Conclusion sur les outils d’organisation

Que tu travailles seul ou en équipe, ces outils d’organisation personnelle et professionnelle vont donc te simplifier grandement la vie, et t’aider à accroître ta productivité et ton efficacité au travail. Bien sûr, l’idée n’est pas de s’encombrer de logiciels : sélectionnes-en seulement quelques-uns selon tes besoins !