Comment mettre en place la méthode Inbox Zero ?

Désencombrer sa boîte mail pour gagner sérénité et en productivité : c’est le principe derrière l’Inbox Zero. Mis au point par Merlin Mann, ce système de gestion des tâches implique de traiter chaque message immédiatement pour ne pas se laisser déborder au travail.

Tu as envie de tester ? Je t’explique en quoi consiste la méthode Inbox Zero, ses avantages, et comment la mettre en place pas à pas pour mieux gérer tes emails !

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Qu’est-ce que l’Inbox Zero ?

L’Inbox Zero, littéralement “boîte de réception zéro », est une méthode qui permet de trier et gérer sa boîte mail. Son objectif est de gagner du temps et de réduire le stress causé par le traitement des mails en faisant en sorte que sa messagerie soit toujours vide.

À l’origine, l’Inbox Zero a été inventé par Merlin Mann, un blogueur, écrivain et podcasteur américain. Auteur de plusieurs articles de blog consacrés à la productivité, il aborde ce concept dans son livre “Inbox Zero : Cutting through the crap to do the work that matters” sorti en 2014.

Pour la créer, Mann s’est inspiré de la fameuse méthode GTD (“Get Things Done”) de David Allen, présentant 5 étapes pour hiérarchiser ses projets et tâches professionnelles. Depuis, les bénéfices de l’Inbox Zéro ont été vantés par un grand nombre d’entrepreneurs à succès, comme Randi Zuckerberg (la sœur de Mark Zuckerberg). 

En pratique, ce système consiste à se fixer des moments spécifiques pour consulter sa boîte mail et traiter chaque email individuellement. Autrement dit, plus question de laisser les mails s’entasser de façon désordonnée dans un joyeux chaos : email = réaction.  

L’email : l’ennemi numéro 1 de la productivité 

Savais-tu que le tout premier courrier électronique a été créé en 1971, par un ingénieur américain du nom de Ray Tomlinson ? 50 ans plus tard, l’email est l’un des moyens de communication les plus utilisés à travers le monde : chaque jour, plus de 300 milliards d’emails sont envoyés !

Que tu sois entrepreneur ou salarié, il y a donc de fortes chances que les mails soient une tâche intégrante de ton quotidien. Et même s’il faut avouer qu’ils sont pratiques, ils peuvent aussi être synonymes d’anxiété et constituer un frein important à la productivité.

Réfléchis-y : combien de fois par jour t’arrive t-il de t’interrompre pour checker ta boîte de réception, lire un mail et le laisser sans réponse ? Tout le monde le fait sans y penser, comme un automatisme. On clique, on lit ses messages, puis on ferme en se disant que l’on y reviendra plus tard. Résultat : les mails s’accumulent sans être traités et surchargent notre messagerie.

Selon diverses études, les statistiques font peur. En moyenne, on passerait 28 % de son temps de travail par semaine à consulter sa boîte de réception, à lire et à répondre à ses mails ! Une tâche que l’on pourrait donc optimiser grâce à la méthode Inbox Zero.  

Quels sont les avantages de la méthode Inbox Zero ?

L’intérêt de la méthode Zéro Courriel est donc de t’apprendre à devenir maître de ta boîte mail. En mettant simplement en place quelques bonnes habitudes au quotidien, tu pourras maximiser  ton temps lors d’une journée de travail. Ses avantages sont en effet nombreux : 

• Être plus productif et efficace : le bénéfice le plus évident est bien sûr d’accroître son efficacité au travail. Plutôt que de perdre du temps à fouiller dans une boîte de réception qui déborde pour chercher les échanges qui nous intéressent, cette technique nous permet de garder le contrôle. 

• Alléger sa charge mentale : mais si tu sais, cette petite voix qui te répète sans cesse dans l’oreille que tu n’as pas traité tes mails ? Elle te fait culpabiliser et t’empêche de te concentrer sur tes tâches vraiment importantes. En appliquant cette méthode, tu auras l’esprit beaucoup plus tranquille. 

• Ne pas louper d’informations importantes : le plus gros problème lorsqu’on laisse les mails s’accumuler, c’est qu’on risque de passer à côté des messages importants qui sont alors noyés dans la masse. Prendre le temps de vider sa boîte de façon régulière est le meilleur moyen d’identifier les courriers qui méritent son attention immédiate. 

• Combattre le manque de motivation au travail : il y a quelque chose de très satisfaisant et de libérateur à contempler une boîte de réception vide ! On se sent lesté d’un poids et donc plus motivé à accomplir d’autres choses, par opposition au sentiment d’angoisse et de dépassement que l’on peut ressentir en voyant tous ces mails qui attendent une réponse. 

Comment mettre en pratique la méthode Inbox Zero ?

La mise en place de la méthode Inbox Zero est au final assez simple ! Elle se base en fait sur une règle d’or : chaque email qui arrive doit être traité immédiatement. Selon le type de mail, ce traitement des messages peut prendre plusieurs formes :

#1 : supprimer

Tu viens d’ouvrir ton email, et tu te rends compte qu’il s’agit d’une publicité, de spam, ou n’importe quel autre courriel ne contenant aucune information utile. Une seule action possible dans ce cas : hop’, à la poubelle ! Cela peut être un peu stressant au début : souvent, notre premier réflexe est de vouloir conserver le mail “au cas où”. Mais au final, il est totalement inutile et contre-productif de polluer sa boîte de réception avec des mails indésirables. 

#2 : archiver

Toujours selon la méthode Inbox Zero, il est conseillé d’archiver les messages qui contiennent une information importante, mais ne requièrent pas de réponse de ta part. Cette catégorie inclut tous les messages informatifs, comme une annonce officielle, une invitation à un événement, une réunion, les actualités de ton entreprise, etc. Inscris la date dans ton agenda si besoin, puis archive le mail pour ne pas l’égarer. 

#3 : transférer

Cette action va concerner tous les mails qui atterrissent dans ta messagerie, mais qui ne te sont pas destinés. C’est assez fréquent, surtout si tu travailles dans une grosse entreprise avec beaucoup de collaborateurs. Transfère alors directement l’email à la personne compétente parmi tes collègues et archive-le pour en garder une trace. Idem si tu es à ton compte et gères ton propre business. Pour gagner en efficacité, tu dois apprendre à déléguer certaines tâches à ton équipe. 

#4 : répondre

À quoi bon remettre à plus tard ce que l’on peut faire dans l’immédiat ? On a beau tous connaître ce proverbe, la procrastination touche la plupart d’entre nous. Si tu vois qu’un mail est urgent ou que tu peux rédiger une réponse en moins d’une ou deux minutes, fais-le tout de suite ! Sinon, il va aller s’ajouter à ta pile de tâches et peser inutilement sur ta conscience. Ainsi, tu gagneras du temps et tu en tireras un sentiment d’accomplissement très satisfaisant. 

#5 : différer

Un mail demande une réponse de ta part, mais tu n’es pas en mesure d’y répondre pour X raison dans l’immédiat ? Plutôt que de le lire et de le laisser traîner dans ta boîte de réception, classe-le dans un dossier spécial. Tu peux par exemple nommer ce dossier “mails à traiter” ou “mails en attente”. Ensuite, note-toi un rappel dans ta to-do-list et planifie un créneau dans ta journée ou ta semaine pour le traiter. C’est un bon exercice pour apprendre à définir ses priorités !

Autres conseils pour atteindre l’Inbox Zero  

Au-delà de la méthodologie ci-dessus, il y existe un certain nombre d’outils et de méthodes à appliquer pour optimiser la gestion de sa messagerie.  Voici quelques astuces :

• Assigne-toi des plages horaires spécifiques dans la journée, dédiées à la lecture de ta boîte mail. Par exemple 30 minutes le matin, et 15 minutes le soir avant de terminer ta journée de travail. C’est le principe du Time Blocking, une autre solution de productivité. 

• Fais un grand ménage dans ta boîte mail en te désinscrivant des newsletters et des listes emails commerciales sans intérêt. De même, désactive les notifications intempestives qui te déconcentrent. Ainsi, tu élimines d’emblée une bonne partie des courriels inutiles.

• Crée des filtres et des dossiers spéciaux pour catégoriser tes mails plus facilement par type et par priorité. Sache que tu peux aussi paramétrer ta boîte mail pour que les messages se classent automatiquement à leur arrivée. 

• Procède petit à petit. Au début, tu ne réussiras peut-être pas à passer d’une boîte de réception surchargée de messages à l’Inbox Zero chaque jour. Fixe-toi donc des objectifs réalisables, comme celui de vider ta messagerie au minimum tous les vendredis avant de partir en week-end. 

• Enfin, tu peux aussi installer des outils et des extensions pour t’aider à faire le tri dans tes emails et à garder le contrôle face au flux constant de communication. Il y a notamment l’application Boomerang pour Gmail ou encore Slash qui s’occupe de planifier tes RDV par mail. 

Conclusion sur l’Inbox Zero

Testé et approuvé, le Zero Inbox est l’une des meilleures solutions qui existent pour améliorer la gestion de ses mails et booster son efficacité au travail. Comme tu l’as vu, le principe est simple : le plus dur est donc d’avoir la rigueur de s’y tenir. Mais une fois que tu commenceras à voir les effets positifs de cette méthode, tu ne pourras plus t’en passer !