Comment prioriser pour gagner en efficacité dans ses projets ?

Dans la vie d’entrepreneur, une bonne priorisation des tâches est essentielle pour mener à bien ses projets. Cela évite non seulement que l’on s’éparpille et que l’on perde du temps sur des actions peu impactantes, mais permet aussi de gagner en productivité. Définir ses priorités ne coule pourtant pas toujours de source.

Heureusement, il existe des méthodes qui ont fait leurs preuves et peuvent t’aider dans la gestion de tes journées de travail. Alors, comment prioriser ses tâches et devenir plus efficace au quotidien? Voici mes conseils. 

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Pourquoi prioriser les tâches ?

Une liste de tâches qui n’en finit pas, la sensation d’être sans arrêt sous l’eau et de ne pas avoir assez de temps pour tout faire… Tout ceci te semble familier ? Rassure-toi, tu n’es pas le seul : l’absence de priorisation des tâches est pour beaucoup d’entre nous la porte ouverte à des frustrations constantes et un trop-plein de stress. 

Dans son entreprise comme dans la vie en général, hiérarchiser ses priorités est la meilleure façon de rester aligné avec soi-même. En consacrant trop d’énergie à des tâches qui n’ont aucun impact et en négligeant ce qui compte vraiment, on crée inévitablement un déséquilibre néfaste à la réalisation de ses objectifs. 

Le but derrière cette méthode est donc de t’aider à identifier les actions critiques pour t’amener d’un point A à un point B. Cela te permettra de mieux optimiser ton temps de travail, accroître ton efficacité et devenir plus productif. La finalité étant bien sûr, à terme, la réussite de tous tes projets de vie !

6 actions pour une priorisation des tâches efficace

C’est bien beau tout ça, mais concrètement, comment prioriser ses tâches ? Voici une technique en 6 points pour t’aider à faire les bons choix, définir tes priorités et avancer sur tes projets. 

Définir tes objectifs

Dans un premier temps, prends un moment pour déterminer tes objectifs futurs. Cette étape est absolument cruciale, car tes objectifs seront le fil conducteur de tout ce que tu accompliras par la suite. On parle ici de tes aspirations sur le long terme, les projets qui te portent et te motivent au quotidien. 

Pour davantage de clarté, ce peut être une bonne idée de décomposer ses intentions. Par exemple, mettons que ton projet professionnel soit de vivre de ton blog. Ce grand objectif peut lui-même être scindé en petits objectifs, tels que “mettre en place des partenariats”, “créer une formation”, “lancer des coachings”, etc. Tu vois l’idée ? 

Cela te permettra d’identifier les tâches les plus importantes et urgentes à effectuer chaque jour pour les concrétiser. Un bon conseil pour ne pas perdre ses objectifs de vue est de les écrire sur un carnet et de les relire tous les matins, voire même de réaliser un vision board et de l’afficher au-dessus de son bureau.

Rédiger ta do-do list

L’une des techniques évidentes consiste à rédiger une liste de tâches à accomplir. La to do list est en effet la BASE d’une bonne organisation : comment prioriser sans avoir une vision claire de l’étendue du travail ? 

Sur le support de ton choix (bullet journal, agenda, application mobile, etc), liste donc l’intégralité des actions qui te viennent à l’esprit, sans exception. N’omets rien à ce stade, même celles qui te semblent secondaires, le tri va se faire plus tard. 

Pense également à noter sur ta to do list les tâches personnelles : bien qu’elles n’aient rien à voir avec ton projet d’entreprise, elles occupent quand même de la charge mentale. Tu peux inclure cette activité dans ta morning routine, ou bien en fin de journée pour planifier le lendemain. 

Classer les tâches par priorisation

Place maintenant à la phase clé du processus : la priorisation des tâches. C’est le moment de catégoriser ces dernières en fonction de leur niveau d’importance et d’urgence. Attention à bien différencier ces deux notions car toutes les tâches urgentes ne sont pas forcément importantes, et vice-versa !

C’est là où avoir ses objectifs finaux en tête va vraiment t’aider à distinguer une action plus importante d’une autre. Si tu as du mal avec cette étape, c’est tout à fait normal. Je te parle d’ailleurs plus bas d’un outil très pratique, conçu pour prioriser les tâches : la matrice d’Eisenhower. Tu peux aussi t’inspirer de la loi de Pareto (principe du 80/20), soit l’idée que seulement 20 % de nos actions provoquent 80 % des résultats. 

Évaluer ses ressources 

Pour chaque tâche, il est indispensable de tenir compte des ressources humaines, temporelles et financières nécessaires à sa réalisation. Tu pourras de ce fait évaluer son degré de complexité et repérer les problèmes et contraintes éventuelles en avance. C’est un bon moyen pour ne pas être pris de court et devoir réajuster tout ton planning à la dernière minute. 

Sois le plus précis possible au niveau de l’estimation des échéances et des délais, tout en essayant de rester réaliste. Laisse-toi toujours un peu de marge pour pallier aux imprévus (malheureusement inévitables) ou au cas où une tâche durerait plus de temps que prévu. 

Maximiser son énergie 

On passe à la pratique avec le concept d’énergie. À ce stade, tu as donc identifié quelles étaient tes tâches importantes et/ou urgentes. Pour être sûr de les prioriser, détermine à quel moment de la journée tu es le plus concentré et prévois de faire ces tâches durant cette période. En faisant cela, tu maximises la valeur de ton temps puisque tu profites de ton niveau d’énergie et de motivation optimal.  

La plupart des gens ont un pic d’énergie le matin, ce qui implique de commencer sa journée avec ses tâches importantes. Cette méthode permet de réduire le stress et de poursuivre sa journée avec un sentiment d’accomplissement. Mais il est tout aussi essentiel de bien se connaître soi-même. En effet, certaines personnes ont leur pic de concentration en fin de journée. Si c’est ton cas, alors respecte ton rythme et organise tes journées selon ta propre répartition d’énergie.

Éviter le multitâche 

Enfin, rappelons l’importance de se concentrer sur une seule tâche à la fois. Essayer d’accomplir différentes actions simultanément est le meilleur moyen de se décourager et de perdre le fil. Rien de pire que de conclure sa journée de travail avec une multitude de tâches commencées mais aucune terminées ! 

Fais-en un défi personnel “Je DOIS finir cette tâche avant de passer à la suivante”. D’où l’intérêt aussi de décomposer en amont les tâches les plus longues en sous-tâches, à répartir sur plusieurs jours voire semaines. Par exemple, si tu as un annuaire entier de fournisseurs potentiels à contacter, divise-les par ordre alphabétique. Appelle les fournisseurs dont le nom commence de A à E le lundi, de F à J le mardi, etc.  

L’outil de priorisation des tâches : la matrice d’Eisenhower

As-tu déjà entendu parler de la matrice d’Eisenhower ? Utilisé correctement, cet outil peut te donner un réel coup de pouce pour réussir à prioriser tes tâches. 

Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

Imaginée par le célèbre président américain du même nom, la matrice d’Eisenhower est une méthode de priorisation des tâches utilisée par de nombreux entrepreneurs. On l’appelle aussi la matrice Covey, en référence à l’auteur Stephen Covey qui a repris cette technique dans son livre “Les 7 habitudes des gens efficaces”.

La méthode d’Eisenhower consiste à classer ses tâches en 4 catégories (ou “Quadrants” comme les appelle Covey) distinctes : 

• Important et urgent : ce sont les actions qui ont un impact direct sur tes objectifs et qui requièrent une action immédiate en raison d’une deadline, de contraintes administratives, etc.
• Important mais non urgent : ce sont celles qui te rapprochent de tes objectifs mais qui n’ont pas forcément de date butoir. 
• Urgent mais non important : ici on parle des tâches urgentes et nécessaires mais peu intéressantes et chronophages, à déléguer au maximum.
• Ni important, ni urgent : ce sont typiquement toutes les tâches qui polluent ta to do list et n’apportent rien à l’avancement de tes projets. 

Application de la matrice de priorisation des tâches

Il te suffit donc d’appliquer cette matrice de priorisation à ta propre liste de tâches, en les dispatchant dans chaque catégorie. Tu verras que les hiérarchiser dans ce tableau est un excellent exercice pour faire le tri dans sa to do list.

Tu peux établir la matrice d’Eisenhower sur Excel ou tout simplement sur papier, à la main. Une fois que tu as identifié les tâches importantes, en accord avec ton objectif global, planifie ta journée de travail en fonction de ta répartition d’énergie. 

Note que tout ce qui tombe dans la catégorie “Ni important, ni urgent” est à éliminer. Tu peux également choisir de les mettre dans une liste à part, où tu reviendras lorsque tu auras plus de temps libre. 

Le mot de la fin sur la priorisation des tâches

J’espère que cet article t’a aidé à y voir plus clair et à améliorer ta gestion des priorités. L’idée principale à retenir est de toujours garder ses objectifs et ses projets en tête. En appliquant la méthodologie ci-dessus, tu éviteras de les perdre de vue et de te sentir submergé par les tâches qui n’ont aucun impact. Si au début ce processus risque de te prendre un peu de temps, il deviendra de plus en plus automatique et instinctif pour toi !