Dans la vie dâentrepreneur, une bonne priorisation des tĂąches est essentielle pour mener Ă bien ses projets. Cela Ă©vite non seulement que lâon sâĂ©parpille et que lâon perde du temps sur des actions peu impactantes, mais permet aussi de gagner en productivitĂ©. DĂ©finir ses prioritĂ©s ne coule pourtant pas toujours de source.
Heureusement, il existe des mĂ©thodes qui ont fait leurs preuves et peuvent tâaider dans la gestion de tes journĂ©es de travail. Alors, comment prioriser ses tĂąches et devenir plus efficace au quotidien? Voici mes conseils.Â
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Pourquoi prioriser les tĂąches ?
Une liste de tĂąches qui nâen finit pas, la sensation dâĂȘtre sans arrĂȘt sous lâeau et de ne pas avoir assez de temps pour tout faire⊠Tout ceci te semble familier ? Rassure-toi, tu nâes pas le seul : lâabsence de priorisation des tĂąches est pour beaucoup dâentre nous la porte ouverte Ă des frustrations constantes et un trop-plein de stress.
Dans son entreprise comme dans la vie en gĂ©nĂ©ral, hiĂ©rarchiser ses prioritĂ©s est la meilleure façon de rester alignĂ© avec soi-mĂȘme. En consacrant trop dâĂ©nergie Ă des tĂąches qui nâont aucun impact et en nĂ©gligeant ce qui compte vraiment, on crĂ©e inĂ©vitablement un dĂ©sĂ©quilibre nĂ©faste Ă la rĂ©alisation de ses objectifs.
Le but derriĂšre cette mĂ©thode est donc de tâaider Ă identifier les actions critiques pour tâamener dâun point A Ă un point B. Cela te permettra de mieux optimiser ton temps de travail, accroĂźtre ton efficacitĂ© et devenir plus productif. La finalitĂ© Ă©tant bien sĂ»r, Ă terme, la rĂ©ussite de tous tes projets de vie !
![pourquoi prioriser les taches](https://ep9y984hf6y.exactdn.com/wp-content/uploads/2021/05/pourquoi_prioriser_les_taches.jpg?strip=all&lossy=1&ssl=1)
6 actions pour une priorisation des tĂąches efficace
Câest bien beau tout ça, mais concrĂštement, comment prioriser ses tĂąches ? Voici une technique en 6 points pour tâaider Ă faire les bons choix, dĂ©finir tes prioritĂ©s et avancer sur tes projets.
DĂ©finir tes objectifs
Dans un premier temps, prends un moment pour déterminer tes objectifs futurs. Cette étape est absolument cruciale, car tes objectifs seront le fil conducteur de tout ce que tu accompliras par la suite. On parle ici de tes aspirations sur le long terme, les projets qui te portent et te motivent au quotidien.
Pour davantage de clartĂ©, ce peut ĂȘtre une bonne idĂ©e de dĂ©composer ses intentions. Par exemple, mettons que ton projet professionnel soit de vivre de ton blog. Ce grand objectif peut lui-mĂȘme ĂȘtre scindĂ© en petits objectifs, tels que âmettre en place des partenariatsâ, âcrĂ©er une formationâ, âlancer des coachingsâ, etc. Tu vois lâidĂ©e ?
Cela te permettra dâidentifier les tĂąches les plus importantes et urgentes Ă effectuer chaque jour pour les concrĂ©tiser. Un bon conseil pour ne pas perdre ses objectifs de vue est de les Ă©crire sur un carnet et de les relire tous les matins, voire mĂȘme de rĂ©aliser un vision board et de l’afficher au-dessus de son bureau.
RĂ©diger ta do-do list
Lâune des techniques Ă©videntes consiste Ă rĂ©diger une liste de tĂąches Ă accomplir. La to do list est en effet la BASE dâune bonne organisation : comment prioriser sans avoir une vision claire de lâĂ©tendue du travail ?
Sur le support de ton choix (bullet journal, agenda, application mobile, etc), liste donc lâintĂ©gralitĂ© des actions qui te viennent Ă lâesprit, sans exception. Nâomets rien Ă ce stade, mĂȘme celles qui te semblent secondaires, le tri va se faire plus tard.
Pense Ă©galement Ă noter sur ta to do list les tĂąches personnelles : bien qu’elles n’aient rien Ă voir avec ton projet dâentreprise, elles occupent quand mĂȘme de la charge mentale. Tu peux inclure cette activitĂ© dans ta morning routine, ou bien en fin de journĂ©e pour planifier le lendemain.
Classer les tĂąches par priorisation
Place maintenant Ă la phase clĂ© du processus : la priorisation des tĂąches. Câest le moment de catĂ©goriser ces derniĂšres en fonction de leur niveau dâimportance et dâurgence. Attention Ă bien diffĂ©rencier ces deux notions car toutes les tĂąches urgentes ne sont pas forcĂ©ment importantes, et vice-versa !
Câest lĂ oĂč avoir ses objectifs finaux en tĂȘte va vraiment tâaider Ă distinguer une action plus importante dâune autre. Si tu as du mal avec cette Ă©tape, câest tout Ă fait normal. Je te parle dâailleurs plus bas dâun outil trĂšs pratique, conçu pour prioriser les tĂąches : la matrice dâEisenhower. Tu peux aussi tâinspirer de la loi de Pareto (principe du 80/20), soit lâidĂ©e que seulement 20 % de nos actions provoquent 80 % des rĂ©sultats.
![eviter le multitache](https://ep9y984hf6y.exactdn.com/wp-content/uploads/2021/05/eviter_le-_multitache.jpg?strip=all&lossy=1&ssl=1)
Ăvaluer ses ressources
Pour chaque tĂąche, il est indispensable de tenir compte des ressources humaines, temporelles et financiĂšres nĂ©cessaires Ă sa rĂ©alisation. Tu pourras de ce fait Ă©valuer son degrĂ© de complexitĂ© et repĂ©rer les problĂšmes et contraintes Ă©ventuelles en avance. Câest un bon moyen pour ne pas ĂȘtre pris de court et devoir rĂ©ajuster tout ton planning Ă la derniĂšre minute.
Sois le plus prĂ©cis possible au niveau de lâestimation des Ă©chĂ©ances et des dĂ©lais, tout en essayant de rester rĂ©aliste. Laisse-toi toujours un peu de marge pour pallier aux imprĂ©vus (malheureusement inĂ©vitables) ou au cas oĂč une tĂąche durerait plus de temps que prĂ©vu.
Maximiser son Ă©nergie
On passe Ă la pratique avec le concept dâĂ©nergie. Ă ce stade, tu as donc identifiĂ© quelles Ă©taient tes tĂąches importantes et/ou urgentes. Pour ĂȘtre sĂ»r de les prioriser, dĂ©termine Ă quel moment de la journĂ©e tu es le plus concentrĂ© et prĂ©vois de faire ces tĂąches durant cette pĂ©riode. En faisant cela, tu maximises la valeur de ton temps puisque tu profites de ton niveau dâĂ©nergie et de motivation optimal.
La plupart des gens ont un pic d’Ă©nergie le matin, ce qui implique de commencer sa journĂ©e avec ses tĂąches importantes. Cette mĂ©thode permet de rĂ©duire le stress et de poursuivre sa journĂ©e avec un sentiment d’accomplissement. Mais il est tout aussi essentiel de bien se connaĂźtre soi-mĂȘme. En effet, certaines personnes ont leur pic de concentration en fin de journĂ©e. Si câest ton cas, alors respecte ton rythme et organise tes journĂ©es selon ta propre rĂ©partition dâĂ©nergie.
Ăviter le multitĂąche
Enfin, rappelons lâimportance de se concentrer sur une seule tĂąche Ă la fois. Essayer dâaccomplir diffĂ©rentes actions simultanĂ©ment est le meilleur moyen de se dĂ©courager et de perdre le fil. Rien de pire que de conclure sa journĂ©e de travail avec une multitude de tĂąches commencĂ©es mais aucune terminĂ©es !
Fais-en un dĂ©fi personnel âJe DOIS finir cette tĂąche avant de passer Ă la suivanteâ. DâoĂč lâintĂ©rĂȘt aussi de dĂ©composer en amont les tĂąches les plus longues en sous-tĂąches, Ă rĂ©partir sur plusieurs jours voire semaines. Par exemple, si tu as un annuaire entier de fournisseurs potentiels Ă contacter, divise-les par ordre alphabĂ©tique. Appelle les fournisseurs dont le nom commence de A Ă E le lundi, de F Ă J le mardi, etc.
![matrice eisenhower](https://ep9y984hf6y.exactdn.com/wp-content/uploads/2021/05/matrice_eisenhower.jpg?strip=all&lossy=1&ssl=1)
Lâoutil de priorisation des tĂąches : la matrice dâEisenhower
As-tu dĂ©jĂ entendu parler de la matrice dâEisenhower ? UtilisĂ© correctement, cet outil peut te donner un rĂ©el coup de pouce pour rĂ©ussir Ă prioriser tes tĂąches.
Quâest-ce que la matrice dâEisenhower ?
ImaginĂ©e par le cĂ©lĂšbre prĂ©sident amĂ©ricain du mĂȘme nom, la matrice dâEisenhower est une mĂ©thode de priorisation des tĂąches utilisĂ©e par de nombreux entrepreneurs. On lâappelle aussi la matrice Covey, en rĂ©fĂ©rence Ă lâauteur Stephen Covey qui a repris cette technique dans son livre âLes 7 habitudes des gens efficacesâ.
La mĂ©thode dâEisenhower consiste Ă classer ses tĂąches en 4 catĂ©gories (ou âQuadrantsâ comme les appelle Covey) distinctes :
- Important et urgent : ce sont les actions qui ont un impact direct sur tes objectifs et qui requiĂšrent une action immĂ©diate en raison dâune deadline, de contraintes administratives, etc.
- Important mais non urgent : ce sont celles qui te rapprochent de tes objectifs mais qui nâont pas forcĂ©ment de date butoir.
- Urgent mais non important : ici on parle des tùches urgentes et nécessaires mais peu intéressantes et chronophages, à déléguer au maximum.
- Ni important, ni urgent : ce sont typiquement toutes les tĂąches qui polluent ta to do list et nâapportent rien Ă lâavancement de tes projets.
Application de la matrice de priorisation des tĂąches
Il te suffit donc dâappliquer cette matrice de priorisation Ă ta propre liste de tĂąches, en les dispatchant dans chaque catĂ©gorie. Tu verras que les hiĂ©rarchiser dans ce tableau est un excellent exercice pour faire le tri dans sa to do list.
Tu peux Ă©tablir la matrice dâEisenhower sur Excel ou tout simplement sur papier, Ă la main. Une fois que tu as identifiĂ© les tĂąches importantes, en accord avec ton objectif global, planifie ta journĂ©e de travail en fonction de ta rĂ©partition dâĂ©nergie.
Note que tout ce qui tombe dans la catĂ©gorie âNi important, ni urgentâ est Ă Ă©liminer. Tu peux Ă©galement choisir de les mettre dans une liste Ă part, oĂč tu reviendras lorsque tu auras plus de temps libre.
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Le mot de la fin sur la priorisation des tĂąches
JâespĂšre que cet article tâa aidĂ© Ă y voir plus clair et Ă amĂ©liorer ta gestion des prioritĂ©s. LâidĂ©e principale Ă retenir est de toujours garder ses objectifs et ses projets en tĂȘte. En appliquant la mĂ©thodologie ci-dessus, tu Ă©viteras de les perdre de vue et de te sentir submergĂ© par les tĂąches qui nâont aucun impact. Si au dĂ©but ce processus risque de te prendre un peu de temps, il deviendra de plus en plus automatique et instinctif pour toi !
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