Comment faire un bon webinaire ? 10 étapes pour organiser son webinar

Si tu es web entrepreneur, tu as peut-être déjà pensé à organiser un webinaire pour développer ton business en ligne. À condition qu’il soit bien fait, le webinar est en effet un excellent levier marketing pour générer des leads et accroître ses ventes. Présentation et démonstration de produit, conférence, discussion, interview… C’est le format idéal pour de nombreux sujets et types de contenu ! Si tu souhaites créer un webinar mais que tu as peur de mal faire les choses, cet article est pour toi. Tu vas découvrir ici un guide complet en 10 étapes pour faire des webinaires ciblés et à haut niveau de conversion !

C’est quoi un webinaire ?

Un webinaire, fusion de “web” et de “seminaire”, désigne tout simplement une conférence diffusée en ligne. Récemment, cet outil est devenu un puissant levier de communication et de génération de leads pour les entreprises, qui l’utilisent dans leur stratégie d’inbound marketing.  

On peut organiser un webinar avec un seul intervenant ou plusieurs, et le diffuser en direct ou en replay. Selon ses objectifs marketing, il peut avoir plusieurs finalités :

• éduquer son audience sur un sujet spécifique ;
• présenter son offre (produit ou service) en direct ;
• former et faire monter en compétence ses spectateurs ;
• démontrer son expertise dans son domaine d’activité ;
• faire une annonce ou partager une information importante.

Pourquoi organiser un webinaire ?

Un webinar à plein d’avantages : à l’inverse d’une conférence classique, il permet d’atteindre des milliers de personnes à la fois, où que l’on soit sur la planète et sans logistique particulière. Il est également très interactif et favorise les échanges avec les participants via le chat. 

Attention toutefois, car cela ne veut pas dire que ce type de contenu marketing va forcément convenir à ton entreprise et à ton public ! Pour savoir si l’organisation d’un webinar est pour toi, pose-toi donc ces 3 questions : 

• Est-ce un format vraiment adapté pour mon entreprise ? Réseaux sociaux, articles  de blog, emailing… les canaux de communication ne manquent pas pour partager du contenu à ton audience ! Demande-toi si tes clients idéaux consomment réellement ce type de format avant de mettre toute ton énergie dedans. 

• Le contenu du webinaire apporte-t-il de la valeur à mon prospect ? Ça parait évident, mais ne fais pas de webinar juste pour faire un webinar ! Le sujet et les intervenants choisis doivent être assez intéressants et qualitatifs pour que les spectateurs décident de te donner leur temps. 

• Est-ce que le webinar peut m’aider à vendre mon produit ou service ? Le but final du webinar est évidemment de t’aider à promouvoir ton offre et à convertir tes prospects en clients. Fixe-toi donc des objectifs en lien étroit avec celle-ci : asseoir ton autorité dans ta niche, faire une démonstration de ton produit, etc.  

Si la réponse à ces questions est oui, alors bingo ! Il ne te reste plus qu’à savoir comment organiser un webinar à forte valeur ajoutée, qui va générer des leads et booster ton taux de conversion. 

Comment faire un webinar en 10 étapes ?

C’est parti, on va donc voir comment créer un webinar qui convertit en quelques étapes simples. 

1. Définir un sujet pour organiser un webinar

La première étape pour construire un webinar est bien évidemment de choisir un sujet ! De quoi veux-tu parler lors de ta conférence en ligne ? Le thème doit non seulement correspondre à ton domaine d’activité, mais aussi résoudre une problématique que pourraient avoir tes prospects.

Détermine des objectifs à atteindre avec ce webinaire. S’agit-il de valoriser ton image de marge ? De générer des leads ? D’accroître ton nombre de clients et de ventes ?

Comme pour toute stratégie d’inbound marketing, trouver une bonne idée de sujet implique aussi de connaître sa cible et ses attentes. Créé un avatar client si ce n’est pas déjà fait, analyse les requêtes SEO, étudie les feedbacks que tu reçois de tes autres contenus, etc. 

N’hésite pas non plus à demander directement à ta communauté quels types de thématique elle souhaite que tu traites ! C’est la meilleure façon d’être sûr de viser juste. Tu peux par exemple proposer un sondage à remplir dans un email ou poser la question sur tes réseaux sociaux. 

2. Choisir un bon logiciel de webinar

Pour organiser un webinar, tout commence avec un bon outil de webinar. Le souci, c’est qu’il existe aujourd’hui des dizaines et des dizaines de logiciels, ce qui rend le choix assez difficile. Définis tes besoins : gratuit ou payant ? Nombre de participants ? Format ? Fonctionnalités ?

WebinarJam, Zoom, Demio, WebinarNinja, Google Hangouts, Clickmeeting ou encore EasyWebinar font partie des logiciels les plus populaires. Un conseil, si tu comptes mettre en place une stratégie de content marketing sur le long terme, essaie de choisir le meilleur outil dès le départ. 

Si le choix de ton logiciel va dépendre en grande partie de tes besoins et de ton budget, sache quand même qu’une bonne plateforme de webinar réunit en général plusieurs caractéristiques :

• Des fonctionnalités d’interactions : chat en direct, partage d’écran, salle virtuelle…;
• Le marketing automation (inscriptions, relances par mail, DM automatique avec Manychat suivi des participants…) ;
• L’enregistrement en replay pour permettre aux absents de visionner la vidéo plus tard ;
• La possibilité de personnaliser le webinar selon ton branding (couleurs, logos, etc) ;
• Des fonctionnalités de promotion et de vente (landing page, emailing, pop-ups, etc). 

3. Choisir un format de webinaire

Après les logiciels, le format ! Oui, car un webinar peut prendre diverses formes : interview, table ronde, conférence (avec un ou plusieurs intervenants), démo, présentation Powerpoint, démonstration de produits/services, tutoriel, FAQ… Réfléchis donc à celle qui correspond le mieux au sujet que tu souhaites aborder.  

Un autre facteur est de choisir un type de webinar avec lequel tu te sens le plus à l’aise, surtout si c’est ton premier ! Si tu es un peu anxieux d’être seul face à la caméra, cela peut être une bonne idée d’avoir un autre présentateur ou d’inviter un expert afin d’échanger ensemble.

Plus tu auras d’expérience dans la création de webinaires, plus tu pourras ensuite te permettre d’ajuster et de varier les formats. 

4. Organiser la structure du webinar

Une fois que tu as le sujet et choisis le type d’intervention, il va falloir construire le scénario des webinars : durée, parties et sous-parties, partage d’écran ou non, interlocuteurs… La structure et le storytelling dépendent de différents facteurs, conçois-la selon ce qu'il te semble le plus logique dans ton cas. 

Si rien ne t’oblige à suivre une trame en particulier, voici un exemple de structure type de webinar que l’on retrouve assez souvent parmi les entreprises : Accueil des participants > introduction du sujet > traitement du sujet > conclusion > questions réponses > call to action. 

Concernant la longueur, encore une fois il n’y a pas de règle stricte même si la plupart des web conférences durent généralement entre 30 et 60 minutes. Mais si c’est un sujet très technique ou qui mérite un traitement en profondeur, un webinaire d’1h30 voire de 2 heures n’est pas rare ! 

5. Créer le contenu de sa web conférence

Pour organiser un webinar, il y a la forme, puis le fond ! Comme toute intervention publique, animer des webinars se préparent à l’avance afin de pouvoir délivrer un contenu de qualité. Creuse ton sujet si tu as besoin de faire des recherches et note tous les éléments dont tu vas parler dedans. 

Soigne particulièrement les supports visuels qui vont appuyer tes propos : diapositives, vidéos, images, pages web, tableaux, graphiques… Pour chaque slide ou partie, demande-toi à chaque fois si elle apporte bien une réponse aux interrogations des participants. 

Si tu as un invité, fais-lui parvenir les questions en avance pour qu’il puisse se préparer de son côté. Attention à garder quand même un minimum de spontanéité pour éviter un rendu figé et monocorde. Reste naturel et prévois de faire intervenir tes spectateurs afin de rendre le webinaire intéractif et vivant. 

6. Planifier et organiser son webinaire

Passons maintenant aux détails pratiques de ton webinaire, à commencer par la date et l’heure du rendez vous ! Forcément, on ne va pas choisir un horaire au hasard mais plutôt de façon stratégique afin d’avoir un maximum de participants présents.  

Détermine le jour et le moment de la journée les plus opportuns pour tes prospects. Par exemple, si tes prospects sont principalement des salariés en entreprise, évite d’organiser un webinaire le lundi matin et privilégie la fin de journée/début de soirée, ainsi que les week-ends. 

Côté logistique, planifie aussi l’endroit où le webinaire va se dérouler. Prévois d’être dans une pièce au calme, où la connexion internet est fiable pour éviter les soucis de connectivité. Pense aussi au matériel dont tu as besoin : un ordinateur performant, une caméra et un micro professionnels pour un bon rendu du son et de l’image. 

7. Organiser l’inscription au webinaire

Pour pouvoir organiser un webinar, encore faut-il qu’il y ait des participants ! Une étape très importante est donc de créer et d’installer une landing page sur son site internet. Munie d’une formulaire d'inscription à compléter, les visiteurs pourront y laisser leurs informations de contact. 

Bien sûr, il est indispensable de travailler cette landing page de façon à ce qu’elle incite le plus de visiteurs possibles à s’inscrire au webinar. Elle doit être conçue de façon intuitive, attractive visuellement (en accord avec ton branding), avec un bon copywriting et doit contenir un call to action persuasif. 

Décris le contenu du webinaire en insistant sur ce qu’il peut apporter à tes prospects et présente en quelques mots les intervenants s’il y en a. Tu peux ajouter des images, une courte vidéo et même un compte à rebours pour un effet plus “dramatique”. 

Met également en place une séquence de mails automatisés qui va s'enclencher dès que le visiteur a envoyé le formulaire. Celle-ci contient le plus souvent un email de confirmation (et remerciement) pour l’inscription, puis un ou plusieurs emails de rappel : la veille, puis une heure avant la diffusion.  

8. Faire la promotion du webinaire

Pas de participants = pas de clients. Une fois que ta landing page et tes séquences automatisées sont prêtes, c’est donc le moment de commencer à promouvoir ton événement ! Pour faire la promotion de ton webinaire, tu as à ta disposition de très nombreux leviers de communication. 

Réseaux sociaux, publicités payantes, emailing (newsletter ou email dédié),  bannières et pop-ups sur son site web, article sur le blog, concours… À toi de voir lesquels sont les plus pertinents pour ton réseau, et si tu souhaites dédier un budget ou non à la campagne.

Un conseil, ne commence pas la promotion trop tôt non plus, au risque que les personnes oublient ou changent leur planning : de 2 semaines à un mois à l’avance est une bonne moyenne !

9. Effectuer des tests techniques 

Si la planification des détails pratiques ci-dessus t’aide à ce que ton webinaire se déroule avec le moins de difficultés techniques possibles, cela ne t’empêche pas d’assurer encore plus tes arrières en réalisant des tests ! 

Organise un “webinaire test” en demandant à des proches ou à des personnes de ton équipe de participer comme s’ils étaient des prospects. Entraîne-toi à parler devant la caméra si tu n’as pas l’habitude, anticipe les questions pièges et prévois quelques notes au cas où tu perdrais le fils. 

Un peu avant la diffusion, fais un dernier test de vitesse, checke que ton ordinateur est bien chargé et que le son et l’image de tes co-présentateurs ou invités fonctionnent bien. Bref, vérifie TOUT de façon à minimiser au maximum les risques qu’il y ait un problème.   

10. Mettre en place un suivi et publier le replay

Ton travail ne se termine pas lorsque la diffusion du webinar s’achève, bien au contraire ! Pour tirer le meilleur parti de ton webinaire, il est essentiel d’assurer un suivi par mail des participants. Le lendemain, envoie leur un email les remerciant d’avoir assister à ta web conférence.

C’est également l’opportunité de rebondir sur tes produits ou services tant que tout est encore frais dans leur esprit. Tu peux leur proposer une réduction exclusive ou encore un sondage sur ce qu’ils ont apprécié ou non. Met aussi en ligne le replay pour ceux qui auraient manqué le direct !

Procède ensuite à l’analyse des performances du webinar : proportion d’inscriptions versus de participations, taux engagement, durée de visionnage moyenne, conversion en clients, etc. Ces différentes données te permettront d’ajuster ta stratégie marketing pour tes prochains webinars !

Le mot de la fin sur comment organiser un webinar

Si tu ne sais pas par quoi commencer pour organiser un webinaire, je te suggère donc de suivre une par une ces différentes astuces ! Avec le temps et l’expérience, tu seras de plus en plus à l’aise avec le processus et tu pourras l’adapter en fonction des résultats sur ton entreprise.