12 lois de gestion du temps pour gagner en productivité dans son travail

Tu cherches à mieux gérer ton temps pour gagner en productivité ? Cette quête est universelle et il existe plusieurs loi du temps qui ont été théorisées et testées pour atteindre cet objectif d’efficacité en réduisant son stress.

Le temps est une ressource très rare et il faut l’utiliser à bon escient. En effet, l’optimisation de ton travail passe par la gestion efficace de ton temps, ce qui n’est pas toujours chose simple.

Mais comment réussir à gérer son temps de manière plus efficace et efficiente ? De nombreux spécialistes des corps médical, éducatif ou de la recherche se sont penchés sur le sujet et ont défini “les meilleures pratiques” via plusieurs principes pour une organisation et une gestion du temps efficace.

Dans cet article, on va analyser 12 lois de gestion du temps pour plus de bien-être, de productivité et d’organisation au quotidien. 

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#1 – La loi de Murphy : “Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner”

L’une des lois importantes dans la gestion du temps est la loi de Murphy. Elle est basée sur un principe d’anticipation, ce principe est également appelé loi de l’emmerdement maximum (LEM). 

En effet, Edward Aloysius Murphy Jr, ingénieur aérospatial, parle ici d’anticipation car rien ne se passe jamais comme on l’avait prévu. 

Il faut donc anticiper et envisager l’imprévu pour ne pas être pris au dépourvu, d’après la loi de Murphy.

La gestion du temps passe donc par l’anticipation des aléas et des risques inhérents à vos missions avec la mise en place d’un planning, d’une liste de tâches, d’un outil de planification (par exemple, le diagramme de Gantt), de deadline, etc.

Tout prévoir en amont permet un bon management du temps pour réaliser une tâche et voir sa progression.

Ce qu’il faut retenir de la loi du temps de Murphy

• Planifier son travail et se mettre des deadlines plus longues que prévu
• Prévoir l’imprévu dans le calcul du temps
• Anticiper chaque situation pour être prêt à rebondir sur chaque obstacle et perdre le moins de temps

#2 – La loi de Carlson : “Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois”

L’économiste Sune Carlson met en avant dans ce principe que l’interruption est anti productif.

Appelé également loi des séquences homogènes, Carlson met affirme que chaque interruption dans le travail fait perdre de l’énergie et du temps, donc “reste focus”.

Il est important pour une bonne gestion du temps de faire une tâche de A à Z sans s’éparpiller sur plusieurs tâches en même temps.

En effet, cela permet de se concentrer et de mener avec efficacité une mission en gérant au mieux son temps.

Ce qu’il faut retenir de la loi de Carlson 

• Se concentrer sur une tâche à la fois
• Planifier des créneaux de 1h30 maximum pour une concentration efficace
• Éviter le multi tasking
• Regrouper les tâches à faire qui sont de même nature (méthode du batching)
• Eviter toute pollution externe (sonneries de téléphone par exemple)
• Travailler dans un endroit propice à la concentration

#3 – La loi d’Illich : “Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative”

Ce principe de la loi d’Illich de gestion du temps parle de la contre productivité, à savoir qu’au-delà d’un certain seuil (90 minutes environ), l’efficacité humaine décroît voire devient “négative” et parfois nulle.

En d’autres termes, il est impossible de travailler non stop et avec la même efficacité. Cette loi du rendement décroissant prouve que la concentration est optimale sur une durée entre 30 et 45 minutes.

Ce qu’il faut retenir de la loi d’Illich

• Faire des pauses régulières pour recharger les batteries (10 minutes toutes les 90 minutes ou selon la méthode Pomodoro 5 minutes de pause toutes les 25 minutes de travail)
• S’accorder des coupures (pause du midi, aération, sport) pour augmenter sa concentration)
• Favoriser la qualité du travail et non la quantité d’heures
• Respecter des cycles de travail de 90 minutes

#4 – Le principe de Pareto : la règle des 80/20. 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes.

La loi de Pareto, mise en lumière par le sociologue Italien Vilfredo Pareto, veut une hiérarchisation des tâches.

Cette loi propose de se concentrer sur les 20% des tâches qui apporteront 80% des résultats plutôt que sur les 80% qui n’en rapportent que 20%.

En effet, il est important de prioriser et classer les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence

Les catégories de tâches de la Loi de Pareto

• Urgente/Importante : il faut prioriser et exécuter rapidement
• Urgente/Non-importante : il faut déléguer
• Non urgente/Importante : il faut planifier l’exécution de la tâche
• Non urgente/Non importante : il faut oublier cette tâche et passer à autre chose

Ce qu’il faut retenir de la loi de Pareto

• Se concentrer sur les 20% qui permettent d’atteindre rapidement l’objectif souhaité (vision résultat)
• Prioriser les tâches et estimer le temps et l’argent nécessaires à leurs exécutions
• Déléguer le moins important pour vous concentrer sur ce qui est essentiel
• Savoir dire non (notamment dans le management)

#5 – La loi de gestion du temps de Parkinson : “Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement”

Une autre loi du temps est celle de Parkinson. En effet, la loi de Parkinson, appelée aussi loi de la Pyramide sans fin, propose la fixation de délais courts et réalistes.

En mettant en place un délai d’exécution des tâches, le cerveau va automatiquement s’adapter pour réaliser cette dernière en temps et en heure.

Attention à fixer des délais ambitieux également car plus on a de temps et plus on le prend. Pour une meilleure gestion du temps, il faut plusieurs échéances sur un petit espace temps.

Ce qu’il faut retenir de la loi de Parkinson

• Se fixer des échéances avec des délais réalistes et courts
• Découper les grosses tâches en plusieures petites avec des échéances
• Ne pas repousser l’échéance de la tâche

#6 – La loi de Laborit :  “Le comportement humain nous incite à la satisfaction immédiate et à fuir le stress et la difficulté”

Une des lois du temps est la loi de Laborit. Cette dernière a été définie par l’ auteur Henri Laborit, médecin neurobiologiste, et est également appelée La loi du moindre effort.

La loi de Laborit dit que l’humain a tendance à faire ce qui lui fait plaisir en premier alors qu’il faut faire l’inverse et commencer par les tâches les plus déplaisantes.

Le principe de récompense est aussi mis en avant lorsqu’une tâche difficile a été réalisée en guise de motivation.

Ce qu’il faut retenir de la loi de Laborit

• Commencer par le plus compliqué, difficile pour terminer par les tâches plus agréables
• S’octroyer une récompense à chaque tâche difficile réussie
• Alterner des tâches plaisantes et déplaisantes

#7 – La loi du temps de Douglas : “Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires”

Douglas dit qu’il faut un environnement de travail propre et rangé pour gérer au mieux le temps et ne pas en perdre. Chaque chose doit être à sa place pour une organisation plus efficace.

Pour bien prendre en compte cette loi de Douglas il faut être rangé, méticuleux et organisé (code couleurs, étiquettes de rangement, triage par thème, etc.) afin d’avoir une bonne gestion du temps. Le désordre amène la désorganisation et la perte de temps.

Ce qu’il faut retenir de la loi de Douglas

• Ranger son lieu de travail (bureau, papiers, dossiers, etc.) au quotidien selon la méthode japonaise des 5 S : Trier, jeter, recycler, archiver et placer les outils de travail selon leur fréquence d’utilisation
• Avoir une démarche qualité

#8 – La loi de Fraisse : « Trouver de l’intérêt dans vos tâches pour ne pas voir le temps passer”

La loi du temps de Fraisse, par Paul Fraisse, prouve que porter de l’intérêt à son travail permet au temps de passer plus rapidement et d’être mieux utilisé.

Autrement dit, “une heure n’est pas toujours égale à une heure”, cela dépend de la perception du temps inhérent à la valeur que l’on porte à notre activité.

En effet, plus une tâche est plaisante et plus le temps passe vite.

Ce qu’il faut retenir de la loi de Fraisse

• Porter de l’intérêt et de la valeur au travail que l’on fait pour que le temps passe plus rapidement
• Travailler sur des tâches compliqués lorsque l’on est en grande forme

#9 – La loi de Hofstadter : “Les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter.”

Selon cette loi récursive, il est très compliqué de prévoir et définir le temps de réalisation d’une tâche complexe.

En effet, selon l’universitaire Américain Douglas Hofstadter, plus une tâche est compliquée et plus la marge d’erreur “temps” est élevée.

Appelée également Loi de glissement de planning, la loi de Hofstadter dit qu’il est préférable de prévoir le délai “retard” sur les gros projets.

Ce qu’il faut retenir de la loi de Hofstadter

• Prévoir toujours un temps supplémentaire et une marge au temps initial (20% en plus)
• Anticiper avec un plan B
• Ne pas sous estimer les gros projets et le temps nécessaire à leur accomplissement

#10 – La loi de Taylor : “L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent.”

Une des lois du temps importante est la Loi de Taylor qui met en avant le fait de devoir exécuter les tâches dans le bon ordre, un ordre prédéfini.

Le Taylorisme, créé par Frederick Winslow Taylor, est une méthode de travail de l’ère industrielle utilisée et reconnue par tout chef de projet.

L’idée est de décomposer chaque tâche en sous-tâches pour une gestion du temps et une efficacité d’exécution.

Ce qu’il faut retenir du Taylorisme

• Exécuter ses tâches dans le bon ordre
• Ordonner ses tâches et en faire des sous-tâches
• Décomposer chaque mission pour une facilité de traitement

#11 – La loi du temps de Kotter : “Les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats.”

John Kotter est un expert dans la conduite du changement et du management.

La Loi de Kotter propose 8 étapes différentes pour une meilleure gestion du temps et une conduite au changement réussie :

• La création d’un sentiment d’urgence
• La création d’une équipe pilote
• Le développement d’une stratégie
• La communication du changement
• La responsabilisation des employés et/ou service
• La rapidité des victoires
• La consolidation des gains
• L’ancrage des nouvelles mesures dans une culture d’entreprise

Ce qu’il faut retenir de la loi de Kotter

• Découper les tâches en sous-tâches et agir vite
• Créer un sentiment d’urgence pour être plus productif
• Fêter chaque réussite

#12 – La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher : “Chaque individu est animé de multiples rythmes biologiques, avec des périodes de vigilance variables, au fil de la journée.”

Cette loi de Swoboda Fliess Teltscher est née de 3 personnes médecins et psychologues, et amène le fait que notre environnement crée de nombreux rythmes biologiques influents sur notre activité et productivité (le temps, les saisons, les horaires de travail, etc.).

Cette loi des biorythmes prend en considération chaque environnement créant des périodes plus ou moins productives en fonction des individus et de leur appréhension de leur environnement.

Pour ne pas mal gérer le temps, il est important de connaître son rythme biologique et d’adapter son rythme de travail à ce dernier.

Ce qu’il faut retenir de la loi de Swoboda Fliess Teltscher

• S’adapter à son rythme biologique
• Adapter chaque tâche à la période la plus propice 

Conclusion

Appliquer ces lois au quotidien permettra une meilleure gestion du temps que ce soit au sein d’une entreprise que dans la vie personnelle.En effet, s’appuyer sur ces processus de lois de gestion du temps permet une solide base pour une productivité maximale, une organisation optimale (jette un oeil à mes 22 outils d’organisation) et une gestion du temps parfaite !