Comment mieux gérer son temps et son planning avec le time blocking ?

Lorsqu’on se lance dans un projet ou à son compte, l’un des plus grands défis que l’on rencontre est la gestion du temps. Heureusement, il existe des solutions pour mieux s’organiser et améliorer sa productivité, parmi lesquelles le time blocking, ou technique des blocs de temps. Assez simple à mettre en place quand on a compris le fonctionnement, cette méthode t’aidera à accomplir toutes tes tâches quotidiennes plus efficacement.

Découvre ici le time blocking et comment l’utiliser dans ton emploi du temps pour planifier tes journées et tes semaines !

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En quoi consiste le time blocking ou bloc de temps ?

Si le terme de time blocking ne te dit rien, sache que tu es sûrement plus familier avec cette technique que tu ne le crois. Tu te souviens de ton emploi du temps du lycée, avec le cours d’anglais de 9h à 10h, puis celui d’histoire-géo de 10h30 à 12h, avec une pause de 30 minutes entre les deux ? Et bien, c’est un peu le même principe ici. 

Le time blocking consiste à créer des blocs de temps dans sa journée afin de travailler sur une tâche ou un projet spécifique. L’idée est d’organiser son planning de sorte à fixer des créneaux bien nets, durant lesquels on peut se concentrer à 100 % sur la tâche à accomplir. C’est une méthode d’organisation redoutable pour accroître sa productivité au travail et mieux gérer son temps.

Quels sont les avantages du time blocking ?

Comme tu vas le voir, le time blocking apporte son lot de bénéfices au quotidien en matière d’organisation et de productivité.

Améliorer sa concentration

Primo, le time blocking est un excellent outil pour développer ses capacités de concentration. Si tu as tendance à papillonner d’une tâche à l’autre et à te laisser distraire facilement, alors cette méthode va t’aider à te poser des limites. En dédiant entièrement un bloc de temps à un sujet, tu vas pouvoir te consacrer pleinement à cette activité. L’objectif est de travailler sans aucune interruptions pendant le créneau défini, puisque toutes les autres tâches (emails, rdv, réunions…) ont elles aussi leur bloc dédié.

Devenir plus efficace

Ce deuxième point découle naturellement du premier : qui dit être plus concentré dit aussi être plus efficace ! En effet, il n’est plus à prouver qu’une bonne organisation est la clé pour mieux gérer son temps et l’optimiser (regarde mes 22 meilleurs outils d’organisation ici). Là où le time blocking diffère d’une simple liste de tâches, c’est en te poussant à terminer une action avant de passer à la suivante. Avec la méthode des blocs de temps, tu vas donc énormément gagner en productivité et avancer plus rapidement sur tes projets.

Simplifier sa journée

La technique des blocs de temps va également te libérer une sacré dose de charge mentale. En effet, une fois ton calendrier prêt, il ne te reste qu’à le suivre à la lettre. Ceci t’encourage à structurer ta journée de travail de façon à avoir une vision très précise de ce qui t’attend. Un tel cadre réduit considérablement le stress et élimine la peur d’oublier un élément capital. Cela t’évite aussi de te surcharger avec une to-do list irréaliste et permet une meilleure maîtrise de ton temps.

Éviter la procrastination

Enfin, le dernier avantage, mais pas le moindre, de cette méthode est de t’empêcher de procrastiner. Même si tout le monde n’est pas forcément sujet à la procrastination, on a tous tendance à repousser parfois des tâches moins plaisantes. Le time blocking apporte donc de la rigueur et de la discipline en te “forçant” à accorder du temps à ces activités. Et ça marche également pour les perfectionnistes endurcis : en étant conscient que l’on a pas un temps illimité à passer sur tel projet, on est plus enclin à y mettre le point final. 

Comment utiliser la méthode du time blocking ?

Dans les faits, la technique du time blocking n’est pas bien compliquée à mettre en place mais nécessite quand même de suivre une méthodologie. Voici donc 7 courtes étapes pour t’aider à créer un calendrier avec des blocs de temps adapté à tes besoins. 

#1. Préparer sa to do list

En premier lieu, il va falloir commencer par faire sa to do list, c’est-à-dire l’intégralité des actions et des évènements à planifier. Note donc en vrac toutes les tâches que tu souhaites accomplir ce jour-là (ou cette semaine, selon ton organisation) pour avancer sur tes projets, mais aussi les activités personnelles. 

Ta do list peut par exemple ressembler à ça :

• rendez-vous pro ;
• envoi d’un colis ;
• réseaux sociaux ;
• rédaction d’une newsletter ;
• faire les courses ;
• répondre aux mails ;
• réunion d’équipe ;
• tourner une vidéo ;
• séance de sport.

#2. Prioriser ses tâches

Une fois que tu as finalisé ta liste de tâches, tu dois maintenant les classer par ordre de priorité. Ne néglige pas cette étape, car elle peut faire toute la différence dans la réussite des projets. Quand on parle de priorités, on entend ici les tâches les plus importantes de ta liste. Pour un entrepreneur, ce sont typiquement les actions qui te rapprochent de tes objectifs et qui requièrent donc toute ton énergie et attention.

#3. Assigner une durée de réalisation

Vient la partie délicate : estimer le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Essaie d’être le plus réaliste possible, sans surestimer ou sous-estimer la durée. Ne t’inquiète pas si tu t’arraches un peu les cheveux au début : tout est une question d’expérience ! Le time blocking n’est pas une baguette magique, c’est une méthode évolutive, à peaufiner au fur et à mesure. Après une semaine ou deux, tu seras déjà capable de faire des estimations bien plus précises. 

#4. Créer les blocs de temps prioritaires

Tu as fait tes listes de tâches, identifié tes priorités et défini leur durée (approximative) de réalisation ? Très bien, maintenant il te suffit donc de dégainer ton calendrier et de créer des blocs de temps pour les tâches prioritaires. Je te recommande de les planifier au moment de la journée où tu es le plus énergétique et productif. Pour beaucoup de gens, c’est le matin, mais si tu préfères l’après midi, fais en fonction de ton propre rythme. 

#5. Placer les blocs de temps secondaires

Après les événements importants, place aux blocs de temps pour les tâches secondaires et non prioritaires : emails, appels, lecture, administratif, tâches personnelles… Évidemment, ne les ajoute que si tu as encore de la place disponible : l’idée du time blocking n’est pas de surbooker ta journée en voulant tout caser à tout prix. Toujours dans la logique de maximiser ton énergie, insère ces blocs secondaires aux périodes où ta concentration est moindre. 

#6. Se réserver une marge de manoeuvre

Une erreur que beaucoup de gens font lorsqu’ils utilisent la technique du time blocking est d’oublier de bloquer des créneaux pour les imprévus. Oui, car les imprévus font partie de la vie et personne n’y échappe ! Par contre, tu peux limiter les dégâts en te dégagant un bloc de temps chaque jour dans cette optique. Ainsi, tu auras une marge de manœuvre au cas où une urgence survient et te force à décaler les tâches prévues. Et si aucun imprévu ne vient perturber ton planning, alors te voilà avec du temps bonus, à utiliser comme bon te semble.

#7. Faire le point et ajuster le time blocking

Et enfin, n’oublie pas de faire un bilan après chaque journée ou à la fin de la semaine. Comme on l’a dit, il ne faut pas s’attendre à tout bien évaluer au début. Savoir estimer parfaitement son temps est complexe pour n’importe qui, surtout lorsqu’il s’agit d’une nouvelle tâche. Tu as donc tout intérêt à te pencher sur ton calendrier et à faire le point sur les éventuels couacs à rectifier. Cet ajustement est surtout important au début, puis sera de moins en moins nécessaire au fil du temps. 

Conseils bonus sur le time blocking

Te voilà donc muni d’une base solide pour mettre en pratique la méthode du time blocking au quotidien. En bonus, voici quelques conseils supplémentaires à garder en tête :

• Prévoir un créneau fixe pour les tâches récurrentes : autrement dit les activités qui reviennent tous les jours ou presque, comme gérer ses mails ou faire le tour des réseaux sociaux. Cela donnera davantage de clarté et de stabilité à tes journées.

• Réunir les tâches très courtes sur un même bloc : plutôt que d’insérer plusieurs blocs de 15 minutes ici et là, fais en sorte de regrouper le tout sur un gros bloc d’une heure ou deux. Tu pourras ainsi les enchaîner plus efficacement. 

• Décomposer les très gros blocs en plus petites tâches : à contrario, diviser un travail conséquent en plusieurs fois te permettra de le répartir sur ta semaine. Il sera plus facile et motivant de réaliser 3 sessions de travail de 2 heures qu’une grosse de 6 heures, d’une seule traite.

• Ne pas oublier de planifier des pauses : mieux gérer son temps de travail ne veut pas dire bosser non-stop ! Prévois des périodes de pause dans ta journée pour souffler un peu et laisser ton cerveau au repos.

Pour conclure sur le Time Blocking

Qu’il s’agisse d’améliorer sa concentration, gagner en efficacité ou simplement aborder ses journées de travail plus sereinement, la méthode du time blocking peut donc vraiment t’aider à mieux gérer ton planning. Comme toujours, une période d’adaptation sera probablement nécessaire le temps de trouver tes marques et d’apprendre à estimer correctement ton temps. L’essentiel, au final, étant de l’ajuster en fonction de ce qui fonctionne pour toi et ta façon de travailler ! 

Si tu souhaites allez plus loin sur ce sujet regarde pour article sur les lois de gestion du temps.